訓練計畫

產品性質、最終用途，與出口管制條件不斷變動，因此所有參與出口管制作業之員工，必須透過ICP中的訓練計畫，知曉當前企業政策、流程、與政府法規。

「訓練計畫」要件的目的是要確保定期對與出口作業相關的員工提供訓練及教育。本要件的實施有五項任務需達成：

1 任命訓練負責人

2 訂出訓練時程表

3 決定訓練主題

4 決定訓練風格

5 記錄訓練活動

 

關於出口管制的相關訓練，建議由專職專員負責。該員應具相當資格、良好教育程度，並對出口相關作業具有專業。所謂相當資格是指：在您的企業中已有實務經驗，常常參與各種與出口相關的研討會，並且了解政府出口法規。

企業中負責訓練的專員應訂出時程表，訓練所有出口相關部門的員工(包括銷售、合約、客服、信用、接單、運送)。訓練頻率視企業規模及員工流動率而定，並參酌企業產品的變動以及相關的管制法規及政策。每位員工都應該要定期接受訓練。

企業應明訂書面時程表，不僅訓練新進員工，也要為現有員工提供進修訓練。新進員工若與出口業務有涉，則相關職前訓練至為重要。之後也應定期安排在職訓練，強化員工知識，使員工了解出口管制法規和企業政策及流程之變革，以及關於要出口的新貨品、科技、軟體及服務的相關法規。

訂出訓練時程表後，負責專員應訂出訓練計劃，內容包括：訓練時間表、訓練形式、各節訓練之目標。不同類型的員工需要不同的訓練目標及訓練形式，應視參加訓練員工之工作內容加以調整。

新進員工職前訓練的內容可以包括：

1	出口相關各部門的組織架構及功能。
2	出口業務控管經理的角色。
3	出口法規要求。
4	企業目前的內部控管流程。
5	此外，本網站也是職前訓練的絕佳教材，可使新進員工了解一般的出口法規流程。

 

現有員工的在職訓練課程可以包括以下主題：

1	出口管制的目的及範圍，包括執照的種類/要求。
2	法規更動及新要求。
3	對目的地及產品的限制。
4	訂單處理及最終使用者篩選，如出口管制實體清單篩選，核子、化武及生化武器、飛彈限制的篩選。
5	關於出口及轉口的流程，以及查核紀錄。
6	新的客戶查核流程。
7	對不合法規情形的認定及描述，以及懷疑有不合法規情形時的作法。

　　出口業務控管經理及企業內相關訓練人員也應參加各種公家及民間舉辦的出口相關研討會，獲取相關最新資訊；並透過各種時事通訊、貿易雜誌或是其他任何來源，了解出口管制的最新消息。

　　一旦已經決定了哪些人在何種主題與時刻需要訓練後，就應該做出一個決定：一個和用來散佈資訊的方法或風格相關的決定。

有三個基本的訓練方式可能被用來滿足這個要素：

正式的訓練會議非正式的口頭交換和寫下來的備忘錄。

這三種方法可以結合至你的訓練方案以求得最大效果。訓練的頻率和你所使用的風格會倚賴於這間公司全面性的規模、預算和人事變動率。

　　正式風格的訓練有完整架構，以會議形式依議程表進行。可以使用各式圖表及模組，並提供與業務相關的訓練手冊。由於ICP本質上也是一種流程，因此可以提供員工書面的出口相關工作需知提示，方便在回到崗位後應用。正式風格的訓練可以採集中或分散的方式：將所有員工集中在一處訓練，或是讓各個不同地點的員工在當地受訓。

　　非正式風格的訓練則是在職進行、較無一定架構。在工作環境中口頭交換各種資訊其實也深具教育意義，可以作為正式訓練課程的補充。企業中的出口業務控管經理(以及其他了解出口管制議題的員工)都應該在需要的時候成為所有員工的顧問，回答相關問題、並提供指引。

　　除了以上兩種風格之外，如果是天天要交流互動的員工，也可以採取書面的備忘錄。一有新的資訊，便發出備忘錄，請員工傳閱並簽名表示已收到並了解其內容。這也是發布新資訊的好方法。

　　訓練專員應記錄下所有訓練活動。實施訓練計劃時，應訂出時間表，傳下一份備忘錄以訂出正式訓練課程的日期、時間和地點。ICP中應訂出所有職務。每節訓練課程應留下紀錄簿，記錄出席者、訓練主題、訓練日期，以及講師姓名。