企業政策說明書

要建立起有效的ICP，基礎在於將企業的出口管制策略寫成明文規定的清楚說明，並告知所有與出口業務相關的員工。

 

本要件的目的是讓高階經理團隊向與出口管制相關的員工清楚傳達出避免大規模毀滅性武器擴散的決心。其中一項重點是要提供足夠的時間、經費及人力，推動計劃有效符合各項法規。

本要件的實施有四項任務需達成：

1 決定由誰頒訂企業政策說明書

2 決定政策說明書內容

3 決定政策說明書受文者

4 決定政策說明書更新頻率

 

書面的企業政策文件應由公司高階經理團隊發布，最好是總裁、老闆、執行長等人。若能由管理最高層發布，就能確保公司上下都會遵守，否則法規遵循計劃就只能訴諸員工自願遵守，如此一來，成效可能大打折扣。

如果企業規模大、營運長和大多員工都有很遠的距離，那麼除了企業總裁的政策說明書之外，也可以同時由各個營運單位的高階主管對所屬員工發布政策說明書，可能更為有效。

 

第二步要決定政策說明書內容。企業政策說明書應清楚解釋企業有正式的出口管制流程，其中包括以下以下範例條文：

項目	條文
1	所有出口業務均應遵循政府規範。
2	審慎避免與協助大規模毀滅性武器擴散之單位進行交易。
3	不得因謀求商業利益，違悖企業內部輸出控管政策。
4	違反企業內部輸出控管政策之員工，將面臨嚴厲之懲罰，最重將予以解聘。
5	出口業務控管人員將全權負責企業內部輸出控管機制，以確切遵循企業政策與流程。
6	政策說明書以企業正式信籤用紙製作，署名企業名稱、標註日期，並由高階經理人署名。
7	詳列受文者名單。

 

政策說明書寫就後，必須決定受文者。一般而言，政策說明書應發給直接或間接與出口業務相關的員工。應收到政策說明書的部門如下：

由於出口法規及企業流程可能常有更改，企業政策說明書也應至少每年更新、重新公告，因應新的相關法規或企業政策。