內部查核

ICP的內部查核要件是一套確認程序，要確認內部控管流程之表達清楚無誤，而且符合ICP所需。有了系統化的查核程序，才能確保符合一切相關法規。一般來說，查核是由企業內具相關知識、能發現問題所在的人員進行。

「內部查核」要件的目的在確認企業所有與出口相關的地點都具有適當的出口管制流程。本要件之實施有四項任務需完成：

1 任命查核員以及接收查核報告的人員

2 建立查核模組(及技術)

3 訂出查核時程表

4 寫出內部系統查核報告

建議應任命專員負責企業各不同地點的內部系統查核。該員需具有相關資格，可以是企業員工，或是外聘顧問。該員亦需負責訂出查核時程表，並且設計符合需求的查核流程。

為避免利益衝突，此員不應涉入銷售或日常出口的品質控管作業。企業若規模較大，則可獨立設置內部查核員，不需向負責出口促進及行銷的單位報告。若利益衝突無法避免，則應明文規定查核流程，使內部查核儘可能客觀。

此外，也必須任命人員負責接收查核報告，並接著採取必要行動、修正發現的任何問題。

第二項任務就是要建立查核模組。先訂出查核程序或檢核表，以記錄各項ICP要件的查核結果。在本網站的「政策落實工具」一節已提供查核模組範例。而這項任務有一部分也是要查核員決定究竟要使用何種查核技術。

查核員進行內部查核時，可以使用以下任何一種技術：

查核ICP檔案歸檔後，應能確保以下項目：

1	畫出企業訂單處理的流程圖。
2	訪談與出口相關的員工。
3	檢查所有應備的出口相關文件。
4	分析交易範例。
5	確認出口控管核對是否完成。
6	查核ICP政策及流程手冊。
7	查核企業的訓練計劃。
8	查核企業的內部查核流程。

 

查核模組有一大部份在檢查企業所保留的紀錄。查核員應評估的紀錄有三種：ICP檔案歸檔、出口交易紀錄、訂單處理核對。查核模組應判斷是否所有相關文件均已妥善維護，並由文件中評估企業是否符合所有政府法規。

1	最新的企業政策說明書。
2	以書面手冊方式正式呈現ICP流程。
3	存檔備查所有關於ICP條文適法性的通訊紀錄。
4	歸檔訓練計劃的出席紀錄。
5	此外，也應查核ICP實際運作情形，確認其實施是否符合書面手冊。

 

查核模組也應對出口交易紀錄作有代表性的抽樣，以確認維護的資料項目以及文件是否均符合相關法規。請參閱「檔案紀錄」要件所提供的待查核文件列表範例，其中包括：

1	採購單
2	請款單
3	托運人的出口報單
4	空運單

 

此外，查核員必須進行具代表性的抽樣，確認以下資料均經過確實歸檔維護：

1	篩選之相關檔案(包括完成、結果、日期、出口管制負責人)。
2	提供產品/執照表格給訂單處理部門之相關檔案。
3	足以顯示使用正確出口授權方式來處理訂單之書面流程指示。

 

查核模組應為企業量身打造，符合企業特有的出口活動需求。例如，若您的企業認為並不需要敏感核子產品篩選，也就不需放入查核模組之中。然而，在查核過程中，企業也可能重新評估究竟是否要將此項篩選放入ICP中。若要將某項篩選定為「不必要」，建議應將理由一併記錄在查核報告中。

建立查核模組後，便應訂出查核時程表，依預訂行程查核企業各處，至少每年應完整查核ICP一次。而在這一年中，也可以實施臨檢以及非正式查核，以查證查核流程的正確性及效度。臨檢及非正式查核也應定期加以記錄歸檔。

最後，查核員應為每項內部查核寫出報告，其中包括敘述所用的查核程序及結果。報告完成後，其結果及任何應有的改進措施都應告知適當的經理。之後，查核員也應該要收到各項後續作業及改進的書面回應。