權責劃分

若希望ICP一切運作正常，就需要任用適當人選掌理各項出口管制機制，否則無法完成關鍵出口管制任務。因此，權責劃分要件的目的在於協助企業正確委派業務與責任、劃分職務、並定期更新此清單。本要件的實施有三項任務需達成：

 

1 決定各個出口相關作業的負責人(包括職務出缺時的職務代理人)

2 記錄各項出口管理的指派

3 交付予所有相關人員

 

第一個任務中，您必須分析企業目前的組織架構及營運情形，找出執行各個出口管制最有效的環節。每項出口管制任務都應該指派專人負責，確認工作執行無誤。

企業內應指派適當人選執行以下出口管制業務：

項目	業務
1	確保ICP徹底運作。
2	將相關政策及流程的各項改變告知企業員工。
3	建立並維持員工訓練機制，確保所有員工了解出口流程。
4	對企業的ICP執行內部查核。
5	維持ICP各項合適的規定，但也結合必要的改變。
6	確認所有的國際交易都經過ICP流程認可。
7	軟體及技術資料若以電子方式發布，則需確定其執行過程符合法規及ICP流程。
8	保留所有與國際訂單相關的運送文件，以及與出口相關的所有通訊資料。
9	以出口管制為考量，將企業所有的產品分級。

 

若可行，則調整公司的組織架構，以主要的出口機能為中心。作法可能包括任命一位出口業務控管經理或協調人員，負責協調各項出口業務與其他相關部門間的事宜，例如法律顧問、信用或合約部門，或是運輸部門。

獲指派執行出口管制的人員，其權力應與責任相當。此外，應儘可能使出口相關責任與銷售分開，以避免利益衝突。然而，銷售人員也應與出口管制人員溝通，告知關於最終使用者、預期的最終用途，或是出口最終目的地等相關資料。

 

為落實各項責任指派，相關訊息應有列表或是組織架構圖。列表有利呈現各項出口管制責任所屬，而組織架構圖則可解釋企業內通報的流程及架構。不論使用列表或組織架構圖，都應列出各負責人的姓名、職稱、電話或分機。

相關負責人員列表的詳細程度視此出口企業的規模而定。若規模小，並不需列出過多細節。然而，在大型企業中，出口管制可能牽涉相當多人員，便有必要清楚詳列負責單位人員。

各出口相關職務也應指派職務代理人。一有職務變動，便應即刻更新相關資料並予發布。企業人員流動時，職務代理便具有關鍵重要性。

與出口相關的職務列表或組織架構圖應該發布予所有相關人員。此外，出口業務控管經理之姓名及職務也應告知承銷人及客戶，並鼓勵承銷人及客戶在發生相關問題時直接聯絡。若能保留維護本資料，便能訂出流程，在相關負責人員及聯絡方式有所變更時立刻更新。