檔案記錄

要管控企業出口，必須有完整且精確的紀錄。一般而言，應保存兩種紀錄：管理紀錄和交易紀錄。

「檔案紀錄」要件的目的在於準確且一致地保存出口管制文件，在政府或其他外部單位察核時一應俱全。透過本要件，企業的檔案系統就能輕易比對發票、托運人出口報單、交貨通知，以及空運單。本要件的實施有二項任務需達成：

1 決定應保留何項管理及交易資料

2 建立並維護檔案管理系統

 

所需保存資料的類型，視企業活動本質及政府法令對企業出口產品之規範而定。在貨品出口、轉口，或是其他任何形式的交易完成後，建議存檔年限為五年。

企業所應保存的管理資料可包括：

1	現有ICP之書面文件複本。
2	任何與出口管制相關之現有政府法規與政策文件影本。
3	企業之書面企業政策說明書。
4	最新版本之拒絕接單清冊，當中需包含每次更新紀錄。
5	正式之企業貨品分類清單。
6	與貨品分類相關之正式諮詢意見書。
7	關於出口相關議題的所有正式訓練記錄文件。
8	內部查核報告書。

 

企業應保存的交易資料可包括：

1	請款單 (上面需詳載出口地點管制說明)
2	托運商出口報單
3	空運/貨運提單
4	採購單
5	合約書
6	信用狀
7	出口管制檢核表
8	紅旗警示檢核表 (視情形而定)
9	出口地證明書
10	保險證明文件 (視情形而定)
11	出口許可證申請表格

檔案紀錄的第二項任務就是要建立並維護適當的檔案管理系統。企業本質不同，檔案管理系統就可能不同，但不管保存紀錄的格式為何，重點都是要留下紀錄。檔案管理系統設計必須要方便比對各項發票、運送出口報單、交貨通知和空運單。

若使用電子檔案管理系統，針對篩選的結果應該要能列出紙本。對於關鍵文件(如執照)，除了做到資料保存以外，企業也應該建立流程、確保此類文件不受不當使用。