為落實各項責任指派，相關訊息應有列表或是組織架構圖。列表有利呈現各項出口管制責任所屬，而組織架構圖則可解釋企業內通報的流程及架構。不論使用列表或組織架構圖，都應列出各負責人的姓名、職稱、電話或分機。
相關負責人員列表的詳細程度視此出口企業的規模而定。若規模小，並不需列出過多細節。然而，在大型企業中，出口管制可能牽涉相當多人員，便有必要清楚詳列負責單位人員。
各出口相關職務也應指派職務代理人。一有職務變動，便應即刻更新相關資料並予發布。企業人員流動時，職務代理便具有關鍵重要性。
與出口相關的職務列表或組織架構圖應該發布予所有相關人員。此外，出口業務控管經理之姓名及職務也應告知承銷人及客戶，並鼓勵承銷人及客戶在發生相關問題時直接聯絡。若能保留維護本資料，便能訂出流程，在相關負責人員及聯絡方式有所變更時立刻更新。
