要管控企業出口，必須有完整且精確的紀錄。一般而言，應保存兩種紀錄：管理紀錄和交易紀錄。
「檔案紀錄」要件的目的在於準確且一致地保存出口管制文件，在政府或其他外部單位察核時一應俱全。透過本要件，企業的檔案系統就能輕易比對發票、托運人出口報單、交貨通知，以及空運單。本要件的實施有二項任務需達成：
1 決定應保留何項管理及交易資料
2 建立並維護檔案管理系統
所需保存資料的類型，視企業活動本質及政府法令對企業出口產品之規範而定。在貨品出口、轉口，或是其他任何形式的交易完成後，建議存檔年限為五年。
企業所應保存的管理資料可包括：
1
現有ICP之書面文件複本。
2
任何與出口管制相關之現有政府法規與政策文件影本。
3
企業之書面企業政策說明書。
4
最新版本之拒絕接單清冊，當中需包含每次更新紀錄。
5
正式之企業貨品分類清單。
6
與貨品分類相關之正式諮詢意見書。
7
關於出口相關議題的所有正式訓練記錄文件。
8
內部查核報告書。
